INPUT AFA

Proses Input AFA di Graylite

Proses pembuatan AFA pada Graylite akan dijelaskan sebagai berikut :

Langkah 1. Buka aplikasi browser (Google chrome atau mozila firefox). setelah itu ketikkan pada kolom URL bra.graylite.com

Langkah 2. Setelah itu maka tampilan browser anda seperti yang ditunjukkan gambar diatas. masukan Username dan Password anda.

Langkah 3. Gambar diatas adalah tampilan menu dari Graylite,  klik pada menu Purchase kemudian klik AFA.

Langkah 4. Arahkan kursor pada tombol New untuk pembuatan AFA

Langkah 5. Input kolom Type. Penjelasan atas kolom type diatas sebagai berikut :

1. Capex (Capital Expend) adalah type untuk pembelian aset yang akan digunakan;

2. Opex adalah type untuk biaya promosi seperti pameran;

3. Others adalah type yang meliputi biaya lain lain seperti biaya pemeliharaan;

4. Pricing adalah type  untuk penjualan khusus/promo.

Contoh input kolom diatas adalah type Capex (Capital Expend) untuk pembelian Laptop yang berarti adanya pembelian aset yang akan digunakan

Langkah 6. Setelah menginput kolom Type  tersebut kemudian pilih Departement mana yang mengajukan. Pilihan Departement sebagaimana tampilan gambar dibawah ini :

Langkah 7. Karena contoh pada Langkah 5 adalah pembelian laptop, maka Departement yang akan mengajukan AFA adalah Departement IT (Information Technology)  dengan kode Dept 240.

Langkah 8. Setelah menginput kolom Departement sebagaimana contoh gambar diatas, maka langkah selanjutnya adalah mengisi kolom Warehouse, sebagai contoh kolom yang diisi adalah HO (Head Office) dengan kode 100

Langkah 9. Kemudian isi kolom tanggal dengan mengklik pada gambar tanggal yang ditunjukkan pada kursor.

Langkah 10. Setelah mengisi kolom tanggal pada AFA kemudian isi kolom Type AFA. Kolom ini berbeda dengan kolom type sebagaimana contoh pada langkah 5 diatas. Penjelasan atas kolom Type AFA  sebagaimana dibawah ini :

 A : Sesuai Budget dimana proses pengajuan dokumen AFA sampai Approve Finance

B : Over Budget dimana proses pengajuan dokumen AFA sampai Approve Direksi (BOD) 

C : No Budget dimana proses pengajuan dokumen AFA sampai Approve Direksi (BOD)

Pada contoh gambah diatas kolom Type AFA diisi "No Budget" berarti untuk proses pengajuan dokumennya sampai kepada Approve Direksi (BOD).

Langkah 11. Setelah mengisi pada kolom Type AFA sebagaimana contoh diatas, maka langkah selanjutnya adalah mengisi kolom Jenis Barang. Isi dengan Baru atau Repeat Order. Pada contoh kali ini kolom diatas diisi Jenis Barang Baru.

Langkah 12. Setelah mengisi pada kolom jenis barang maka langkah berikutnya adalah mengisi kolom Subject yang berisi tentang perihal pengajuan AFA tersebut. sebagai contoh maka kolomnya diisi sesuai gambar diatas.

Langkah 13. Kemudian Isi kolom Explanation sebagaimana contoh diatas pada kolom tersebut diisi tipe dan spesifikasi barang yang akan diajukan.

Langkah 14. Isi kolom Bidding PDF setelah mengisi kolom pada langkah 12 dan 13. Pada kolom ini berisi attachment file yang memuat lampiran dan informasi sebagai data pendukung pengajuan AFA.

Langkah 15. Klik Pada tombol Browse untuk melampirkan file pendukung yang berbentuk PDF.

Gambar diatas adalah tampilan pada kolom Bidding PDF setelah melampirkan attachment file pada langkah 15. 

Harap diperhatikan untuk attachment file pastikan ekstensi (jenis) file berupa PDF.

Langkah 16. Klik tombol Add  pada tabel Detail  seperti contoh gambar diatas. kemudian isi kolom tersebut dengan jenis barang atau deskripsi barang. selanjutnya double klik pada kolom item no

Langkah 17 dan 18. Setelah mengisi kolom item no, kemudian isi kolom Quantity dan Unit Price sebagaimana gambar diatas.

Langkah 19. Setelah mengisi semua kolom pada tabel Detail, cek kembali terlebih dahulu apakah pengajuan AFA tersebut sudah sesuai atau belum. Apabila sudah sesuai maka langkah terakhir klik tombol Save, maka tampilan AFA pada Graylite menjadi seperti gambar dibawah ini.

Selanjutnya tinggal menunggu proses pengajuan AFA tersebut berjalan sebagaimana dijelaskan pada Langkah 10 diatas.

Selesai